Appel d’offres d’emploi pour le recrutement d’un (1) Officier d’approvisionnement – IRC

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Appel d’offres d’emploi pour le recrutement externe de:

Un (1) Officier Approvisionnement

Référence: IRC/BUJ/GSC/01/OA

 

Contexte et brève historique de l’IRC

L’IRC est l’une des plus grandes ONG au Burundi. Il a pour objectif de fournir de l’aide d’urgence, des services de développement et de réinstallation après les conflits, de travailler pour la protection des droits de la personne et de défendre les personnes déracinées ou touchées par les conflits violents et l’oppression. L’IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, répondant aux besoins urgents des personnes déplacées, en mettant l’accent sur l’assainissement de l’eau, les programmes de santé environnementale et la protection des enfants vulnérables. Avec la fin de la guerre civile burundaise en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l’IRC a fait un premier pas vers les programmes de reconstruction post-conflit.

Actuellement, l’IRC met en œuvre des programmes qui cherchent à satisfaire les besoins des groupes vulnérables, y compris les réfugiés et rapatriés, dans les secteurs de la Protection de l’Enfance et de l’Education (PEE), de la Protection et État de Droit (PED), et de la Protection et Autonomisation des Femmes et des Filles (PAF) [prévention et réponse à la violence basée sur le genre (VBG)]. IRC Burundi a également un programme de relèvement économique et développement (ERD) en réponse à l’aggravation de la situation économique et de la sécurité alimentaire. IRC intervient aussi dans le secteur Eau, Hygiène et Assainissement dans les provinces de Muyinga et de Gitega.

DESCRIPTION DES TACHES

Le Procurement officer est la personne en charge des opérations des achats des biens et des services de la chaine d`approvisionnement. Il (elle) sera basé à Bujumbura et assurera, selon les normes d’IRC et des bailleurs, les différentes fonctions ci-après :

  1. Processus d’achats des biens et des services.
  • La planification et préparation des achats ;
  • Développement de spécifications techniques ;
  • Demande de devis auprès des fournisseurs ;
  • Processus de demande d’achats ;
  • Demande de processus de proposition (RFQ) ;
  • Coordination des activités du comité d’appel d’offres (MPA/MSA) ;
  • Stratégies d’approvisionnement exigées par le bailleur de fonds ou les procédures de GSC ;
  • L`évaluation de l’appel d’offres ;
  • Participer au processus d’appel d’offres ;
  • Les rapports d’approvisionnement ;
  • La gestion des relations avec les demandeurs des biens et des services ;
  • La collecte, l`organisation et l`analyse de données des achats et études de marchés;
  1. Gestion des contrats
  • Il (elle) est en charge de :
  • La préparation des contrats ;
  • La gestion des contrats ;
  • Gérer le processus de revue des contrats ;
  • D`implémentation des conditions générales d’approvisionnement ;
  • La définition des indicateurs de performance clés pour l`évaluation des performances ;
  1. Gestion des fournisseurs : 
  • Il (elle) est en charge de :
  • La gestion et la documentation des performances des fournisseurs ;
  • Le développement des fournisseurs à travers des séances de sensibilisations ;
  • Le développer des relations stratégiques avec les fournisseurs ;
  1. Négociations
  • Il (elle) est en charge de :
  • L`implémentation de la stratégie de négociation exigée dans le processus de MPA/MSA ;
  • Conduire des négociations et développer le procès-verbal après négociation ;
  • Fournir des conseils de lors des négociations des prix à travers le comite de gestion ;
  • Définir les objectifs de négociation avec le comité d`évaluation des MPA/MSA ;
  1. La finance
  • Il (elle) est en charge de :
  • La conformité comptable avant chaque paiement ; il s`assure que les dossiers des paiements sont conformes à la demande d`achats des biens et services ;
  • La documentation de financement / approvisionnement ;
  1. Etude de marché
  • Il (elle) est en charge de :
  • L`analyse des couts au marché ;
  • La stratégie d’approvisionnement par catégorie des biens à acheter ;
  • S’assurer que les prix sont authentiques et raisonnables ; 
  1. Conformité aux normes d’IRC et des bailleurs :
  • Il (elle) est en charge de :
  • L`implémentation des règles et règlements des bailleurs de fonds.
  • Mise en œuvre de plan de corrections soumis par les auditeurs.
  • Préparation des audits.
  • Procédure de diligence raisonnable.
  • Vérification ATC.
  • Méthodes de prévention de la fraude suivant les procédures de control d’IRC.
  1. Apprentissage et développement des staffs 
  • Il (elle) est en charge de :
  • Évaluer les lacunes en matière de formation en approvisionnement ;
  • Développement professionnel des autres staffs de procurement.
  • Développement des compétences de formation en approvisionnement.
  1. Gestion des relations avec les fournisseurs :
  • Il (elle) est en charge de :
  • Il (elle) s`assure qu`à travers un panel composé du comité d`évaluation des dossiers des appels d`offres, que les fournisseurs reçoivent, de manière documentée, des feedbacks sur leurs performances et la qualité de leurs prestations.
  • Il (elle) s`assure être au courant et applique les règles et règlements des donateurs concernés
  • Il (elle) Élabore et comprend la stratégie d’approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.
  1. Résumé des responsabilités
  • Assure la conformité aux politiques d’approvisionnement des IRC et des donateurs.
  • Mise en œuvre de tous les SOP d’approvisionnement IRC.
  • Précision des données d’approvisionnement.
  • Partage dans le temps des rapports d’approvisionnement.
  • Formation des membres du comité d’appel d’offres sur le processus d’approvisionnement
  • Examen des documents d’approvisionnement avant le paiement.
  • Assurer la séparation des tâches dans le processus d`achat.
  • Examiner les contrats IRC.
  • Exécuter un contrat IRC.
  • Maintenir les fichiers des fournisseurs à jour avec un historique des performances.
  • Atteindre l’optimisation des ressources.
  • Négociation transparente documentée.
  • Respecter les règles de financement des bailleurs et les procédures d’IRC.
  • Documentation complète sur les transactions d’approvisionnement.
  • Revue des dossiers d`achat avant la soumission aux finances.
  • Effectuer une analyse de marché.
  • Surveiller le marché de l’approvisionnement.
  • Conformité aux règlements des donateurs.
  • Mise en œuvre du plan d’approvisionnement.
  • Fournir des documents concurrents pour l’audit.
  • Mettre en œuvre la diligence raisonnable.
  • Fixer les objectifs des membres de l’équipe d’approvisionnement.
  • Documenter les besoins de formation.
  • S`assurer que tous les employés de l’approvisionnement sont formés aux normes.
  • S`assurer que tous les homologues qui traitent des processus d’approvisionnement sont formés aux normes.
  • Coordination avec les finances, les subventions et le programme.
  • Motivation des équipes d’approvisionnement.
  • Communiquer les processus d’approvisionnement.
  • Collaborer avec tous les départements.
  • Partage des informations aux autres membres de l`équipe.
  1. Qualifications: 
  • Avoir un diplôme en gestion de Matériels/Passation de marché et Logistique
  • Expérience deux années dans la passation de marché et ou de la logistique dans une organisation internationale.
  • Capacité de diriger les équipes ;
  • La gestion du changement ;
  • La capacité de gérer le risque SC ;
  • Avoir une capacité de collaboration multifonctionnelle ;
  • Etre en mesure de conduire de réflexion stratégique ;
  • Communication efficace avec les autres membres de l`équipe.
  • Avoir une capacité de résolution de problèmes ;
  1. Compétences & Aptitudes Techniques :
  • Bonnes connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, power point
  • Connaissance pratique des procédures logistiques et pratiques de passation de marché est un atout ;
  • Bonnes capacités organisationnelles et de planification;
  • Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ;
  • Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires; maîtrise de l’anglais souhaitable ;
  • Niveau prouvé d`intégrité et de bonne réputation dans le processus d`achat des biens et des services avec les vendeurs ;

Tout dossier doit comprendre: Une lettre de motivation • Une copie de diplôme certifiée • CV type IRC• Carte d’identité •Un curriculum vitae détaill2 • 3 personnes de référence.

Les dossiers de candidatures peuvent être remis sous enveloppe fermée avec la référence de l’offre correspondant au poste recherché et adressées à Monsieur le Coordinateur des Ressources Humaines, IRC Burundi.

Ils sont à déposer au bureau d’IRC Bujumbura et aux bureaux des bases IRC Muyinga, Makamba et Ruyigi.

Ils peuvent également être envoyés sous format PDF, par e-mail adressé à Monsieur le Coordinateur des Ressources Humaines IRC Burundi jusqu’au 28 Septembre 2018 à 13 heures à l’adresse suivante : < ircburundirecrutement@rescue.org >

NB : les dossiers déposés ne seront pas repris.

 

 

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